従来のエントリーでは、会社説明会の参加希望者を募ったり、採用選考を受けることを希望する就活生を受け付けたりするのは、郵便やメールで受け付けるのが一般的でした。この方法だと、採用担当者は就活生一人ひとり個別に対応しなければならないため、負担の大きいのが課題でした。また就活生にとっても複数の企業にエントリーを申し込むには、個別に書類を郵送したりメールを送信したりと何かと手間がかかるものです。このような課題を解決できる方法の一つとして、企業が求職者向けに採用情報や企業情報をWeb上で公開している採用サイトからエントリーを受け付ける方法があります。本記事では、採用サイトからエントリーできるメリットや、採用サイトにエントリーフォームを作成する際のポイントについて解説します。

採用サイトからエントリーできるメリット

ここでは求職者が採用サイトからエントリーできるメリットとして3つ挙げます。

簡単・便利にエントリーできる

採用サイトからエントリーできると、24時間365時間いつでも、そして世界中のどこからでもエントリーできるため、求職者は時間や場所の制約を受けずに簡単・便利にエントリーできます。従来のように郵送でエントリーする場合では郵便局の開局時間に合わせ、郵便局まで出向いて書類を郵送しなければなりませんが、採用サイトからエントリーすればそのような手間はありません。また履歴書や職務経歴書などの書類を応募する企業ごとに印刷する必要もなく、ワードやエクセルで作成した書類をそのまま、もしくはPDFに変換して添付すれば書類の送付は完了です。従来の郵送によるエントリーと比べると、採用サイトからのエントリーは圧倒的に簡単で便利と言えるでしょう。

企業情報や求人情報をじっくり確認できる

採用サイトには求人情報だけでなく、企業理念やビジョン、ミッション、事業内容、社風、福利厚生、社員インタビューなど、求職者が企業を選ぶ際に重要な情報が詳細に掲載されています。企業によっては動画やVR（Virtual Reality：仮想現実）などを活用して、企業や仕事の様子をよりリアルに紹介している所もあります。応募する前に企業情報や求人情報をじっくり確認できるため、企業の実態を深く理解し納得したうえでの応募が可能です。また採用サイトは複数社の比較検討が容易なため、自分の希望やキャリアプランに最も合った企業やポジションを選ぶことが可能です。

応募状況をオンラインで確認できる

多くの採用サイトでは、応募した後に自分の選考がどの段階にあるのかをオンラインで確認できる機能が提供されています。選考の進捗状況や内定・不採用の結果などを確認できるため、応募後の不安を解消することが可能です。選考が順調に進んでいればモチベーションの維持につながりますし、不採用であれば次の求人を探すために早めに行動を起こせます。従来のエントリーでは選考の途中経過を知る術はありませんでしたが、採用サイトでは現在の選考状況が確認でき、安心できます。応募状況をオンラインで確認できるのは、企業側にとっても求職者のために利便性の高いサービスを提供している企業として高い評価を得るのに役立ちます。

採用サイトにエントリーフォームを作成する際のポイント

採用サイトにエントリーフォームを作成する際には、利便性を高めるために以下のようなポイントに気を付けるといいでしょう。

入力項目は必要最小限にする

入力項目が多いと求職者は記入に時間がかかり入力が億劫になってしまうため、入力項目は最小限にしたほうが、求職者がスムーズにエントリーできるようになります。また、入力項目が多いと記入が面倒になって、途中でフォームを離脱してしまう求職者が多くなってしまうかもしれません。入力項目を少なくすることで、最後まで応募を完了する求職者の割合を増やすことが可能になります。他にも、本当に必要な情報のみに絞ることで、求職者から得られる情報の質がより高いものになります。具体的な入力項目としては、氏名、連絡先、学歴、職歴など、選考に必須の情報のみにするといいでしょう。志望動や自己PRといった、応募者の熱意やスキルをアピールする項目は、任意入力項目として設けてもいいでしょう。

必須項目を明確にする

必須項目を明確にすることで、求職者の記入漏れや誤入力を防ぐことが可能になり、記入漏れや誤入力があった場合でも企業側が個別に確認する手間を低減可能です。また必須項目が明確であれば、求職者の情報を漏れなく収集でき、スムーズな選考フローを実現できます。できるだけ多くの情報を得ようとして任意項目を設置しがちですが、入力の手間が増えてしまうため、優先度の低い任意項目はできるだけ減らしたほうがいいでしょう。必須項目への入力をより確かなものにするためには、ラベルにアスタリスクや赤色の目印を付ける、必須項目であることを明記する、入力欄に背景色を付けるなどの工夫をすると効果的です。

確認画面を設置する

エントリーフォームの入力後、送信する前に確認画面で入力内容を最終確認できるようにすれば、入力漏れや誤字脱字などのミスを防ぐことが可能です。入力内容を再度確認できることで、求職者は安心してエントリーを完了できます。企業側にとっても、抜け漏れのない内容を受信でき、ミスがあっても問い合わせや修正依頼の手間を減らせるため、求職者と企業側の双方にメリットがあります。他にも、確認画面を設けることで、求職者に対して丁寧な対応を示すことができ、企業の信頼性やプロフェッショナリズムを向上させられます。

ファイル添付機能を設定する

エントリーフォームにファイル添付機能を設定すれば、求職者は履歴書や職務経歴書といった必要書類をWeb上で一括して簡単に提出できるようになります。その際、ポートフォリオや資格証明書などのファイルも添付すれば、求職者は自分のスキルや経験をよりアピールしやすくなります。書類を受け取る企業側にとっても、郵送で紙の書類を受け取る必要がなくなり、書類選考のペーパーレス化や効率化に大きく貢献することでしょう。また求職者と企業の双方にとって、郵送料や印刷コストなどのコスト削減につながります。ファイル添付機能を設定する際には、ウイルス対策ソフトを導入するなどしてセキュリティ対策を徹底する、求職者が必要なファイルを添付できるようファイルサイズ制限を適切に設定するといった注意が必要です。

自動返信メールを設定する

エントリー完了後に自動返信メールが求職者に届けば、エントリーが確実に受け付けられたことを示すことが可能になり、求職者にとって安心感につながります。自動返信メールの内容を丁寧なものにすれば、求職者に対して企業の誠意や配慮を示すことになり、好印象を与えられます。自動返信メールには、より丁寧で安心な印象を与えるために、エントリーに対するお礼の言葉、氏名・エントリー日時などの応募内容、応募状況確認ページのURLなどを記載するといいでしょう。また、採用担当者からの連絡方法や、選考結果の連絡時期なども記載しておけば、求職者の不安を解消し、モチベーションを維持することにつながります。

記入例を表示する

エントリーフォームに入力する際、書き方が分からないと求職者は入力を途中で諦めてしまうかもしれません。そうならないためにも、記入例を入力項目の近くに表示すれば、求職者は何をどのように入力すればよいのかが分かりやすくなり、誤字脱字や入力漏れなどのミスを減らすことが可能です。また記入例を表示することで、求職者は自分で情報を探す手間が省け、負担を軽減できます。記入例を表示する際には、実際の応募内容に近い記入例を表示する、記入例は常の最新の情報に更新する、任意項目には必ずしも記入例を表示しないといった配慮をするといいでしょう。

まとめ
インターネット全盛の現代にあっては、求職者は就職活動をインターネットで行うことが一般的になっています。デジタルネイティブと呼ばれる若者にとっては、インターネットを介して行えない就職活動は前時代的なものと映るかもしれません。企業へのエントリーも然りで、郵便や電話でなければできないものだと、企業のブランドイメージが下がる可能性があります。エントリーは、求職者が企業の採用プロセスに参加するための最初のステップであり、企業側にとっては求職者の情報を収集する重要な手段です。採用サイトを経由してエントリーできるようにすることで、企業と求職者の双方にとって就職・採用活動の利便性や効率が向上し、有意義な取り組みとなることでしょう。