従来では採用活動を行うとすれば、新聞、雑誌、インターネットなどのメディアに求人情報を掲載して求人広告を出すのが一般的でした。しかし、近年では求人情報だけでなく、企業理念やビジョン、事業内容、社風、福利厚生など、就活者が応募する企業を選ぶ際に重要な情報も一元的に掲載した求人サイトの活用が進んでいます。求人サイトはコーポレートサイト内の同じドメイン内に設けられることが多いのですが、就活生の多くは顧客や株主向けのコーポレートサイトは読まずに、求人サイトで情報を得ようとします。いわば求人サイトは企業の顔であり、制作するにあたっては関係部署にヒアリングして全社的なコンセンサスを得ることが必要です。本記事では、採用サイトを制作する前にヒアリングをする目的やヒアリングのポイントについて解説します。

採用サイトを制作する前にヒアリングをする目的

ここでは採用サイトを制作する前にヒアリングをする目的として4つ挙げます。

採用活動における課題や目的を明らかにする

採用サイトは企業の採用活動において重要な役割を果たしますが、ただ単に採用サイトを制作しようと考えるのではなく、採用活動における課題や目的を明らかにすることが重要です。例えば、なぜ採用サイトを制作しようと思ったのか、採用サイトの最終目的は何か、現在の採用活動で抱えている課題は何か、どのような人材を募集したいのかといったことを明確にします。これらの情報を明確にすることで、応募者に刺さる採用サイトを制作できる、採用活動の効率化を図れる、採用コストを削減できる、企業ブランディングを強化できるといったことが実現可能です。応募者にとっても目的が明確な採用サイトであれば、企業の雰囲気や価値観を理解しやすくなります。

ターゲットとなる応募者について理解する

ターゲットとなる応募者について理解することで、その応募者の心に響くデザインやコンテンツを持った採用サイトを制作できるようになります。例えば、どのような属性の人が応募者として想定されるのか、応募者はどのような情報源から企業を知ったのか、応募者は企業にどのような印象を持っているのかなどを理解することが大切です。これにより採用の目標や基準が明確になり、採用サイトのコンテンツやデザインが企業のニーズと一致したものになります。また応募者について理解することで、応募者のニーズに合致した情報を掲載できる、応募者のモチベーションを高めるような訴求ができる、使いやすいサイトにできるといったメリットもあります。

競合他社の採用サイトを分析する

採用サイトを制作するにあたっては、自社の強みや差別化ポイントを明確にすることが必要です。競合他社の採用サイトやマーケットのトレンドなどをヒアリングを通じて確認し分析することで、自社の採用サイトの改善点を見つけ、同時に差別化ポイントを見つけることが可能です。これによって、競合他社と差別化された魅力的な採用サイトを制作できるようになります。これは、競合他社に埋もれない採用サイトを制作できる、ターゲットとなる応募者にアピールできるポイントを見つけられる、最新のトレンドを取り入れられるといったことにもつながります。ヒアリングに際しては、競合他社はどのような採用サイトを持っているのか、競合他社の採用サイトの強みや弱みは何か、差別化するには何が必要かといった視点で進めるといいでしょう。

予算やスケジュールを確認する

採用サイトを制作するには、相応の時間とコストがかかるものです。そのため制作を始める前に、どのくらいの予算をかけられるのか、どのようなスケジュールで進めていくのかを明確にしておくことが重要です。ヒアリングに際しては、採用サイト制作にかけられる予算の具体的な額は、採用サイト制作の納期は、どのような制作体制で進めるのかといった、予算やスケジュールに関する情報を収集します。これらの情報を明確にすることで、無理のない計画を立てられる、制作途中でトラブルが発生するリスクを低減できる、関係者全員の認識を合わせるといったことが可能です。無理がなく現実的で社内のコンセンサスを得た計画であれば、制作がスムーズに進行し、予定通りに完成することが期待できます。

ヒアリングのポイント

ヒアリングする際には、以下に記すようなポイントを意識するといいでしょう。

事前に質問事項を整理しておく

事前に準備をせずにヒアリングを行うと、話が脱線してしまう、必要な情報が得られない、時間がかかってしまうといった問題が起きる可能性があります。このような問題を避けるためには、事前に質問事項を整理しておくことが重要です。質問事項を整理する際には、ヒアリングの目的を明確にする、ターゲットとなる相手に合わせた質問をする、質問の順序を注意深く考えるといったことを意識すれば実のある情報の収集が可能です。また、事前に質問事項を整理しておくことで、無駄な時間を減らし、重要な情報を漏れなく網羅的に収集できるようになり、後から追加で情報を求める必要が減り、制作がスムーズに進行します。

相手の話をよく聞く

ただ漫然と話を聞くだけでは、必要な情報を収集することはできません。相手の話をよく注意深く聞くことで、相手の意図やニーズを正確に理解できるようになり、これによって、より適切な提案や解決策を見つけられるようになります。相手の話に真剣に耳を傾けることは、相手に対して尊重を示すことになり、信頼関係を築きやすくなって、よりオープンなコミュニケーションが可能です。また、相手の話をよく聞くことで、重要な情報を見落とすのを防ぐことができ、相手が提供する情報を丹念に収集することで、より完全に近い情報を得られます。相手の話をよく聞くためには、五感を使って相手の話に集中する、相手の立場や気持ちに共感を示す、重要なポイントはメモを取るといったことを意識するといいでしょう。

質問はオープンエンドにする

オープンエンドな質問とは、答えが限定されないような質問のことです。例えば、なぜ採用サイトを作ろうと思ったのか、採用サイトの最終的な目標は何か、といった質問がオープンエンドな質問です。オープンエンドな質問をすることで、答えが限定されないため相手は自由に自分の考えや意見を言える、相手が自由に話すことでより豊富で深い情報を引き出せるといったメリットが期待できます。また、限定された答えを求めないため、相手との会話が弾み、より自然な情報収集が可能です。一方で特定の情報を確認するには、「はい」か「いいえ」で答えられるクローズドエンドな質問が適しています。ヒアリングに際しては、状況に応じてオープンエンドな質問とクローズドエンドな質問を使い分けることが必要な場合もあります。

異なる意見を尊重する

ヒアリングはさまざまな考え方を持つ人から情報を得て、さまざまな角度から採用サイトのあるべき姿を模索するためのものです。自分の意見に固執していると視野が狭くなり、偏った内容の採用サイトになってしまうかもしれません。異なる意見を尊重することで、新たな視点を得られる、より広範な視点を得られる、より良いアイデアが生まれる、相手との信頼関係を築ける、対話が活性化されるといったメリットを得られます。ヒアリングに際して、自分の意見を主張する前に相手の話をよく聞く、相手の立場や気持ちを理解したうえで意見を述べる、否定的な表現は使わないと言ったことを意識するといいでしょう。多様性を尊重するためにも、異なる意見を尊重することは大切です。

ポジティブな雰囲気で進める

相手から重要な情報を聞き出すためには、相手が話しやすいポジティブな雰囲気でヒアリングを進めることが必要です。そうすることで、相手がリラックスした状態でより多くの情報を話してもらえる、本音を言いやすくなる、より深い情報を引き出せる、相手との信頼関係を築けるなどの効果を期待できます。また、ポジティブな雰囲気は、アイデアの喚起、協力とチームワーク、集中力の向上、成果の向上にも資するものです。ヒアリングに際しては、笑顔で接する、相手の話に真剣に耳を傾ける、相手の意見に共感を示す、適宜質問する、ポジティブな言葉を意識的に使うことなどを意識するといいでしょう。ポジティブな雰囲気の中で行われるヒアリングは、相手の意欲や当事者意識を高め、より有意義で活発な議論や情報共有を可能にします。

まとめ
株式会社ニュートラルワークスの調査によると、94.7％の企業が採用サイトを持っているとのことで、いまや採用サイトは採用活動に必要不可欠なツールと言っていいでしょう。インターネット全盛の現代においては、就活生が就職活動にインターネットを利用するのは呼吸をするのと同じくらい当たり前のことで、採用サイトを持っていないと前時代的な企業と思われて、応募者も思うように集まらないかもしれません。就活生と企業との最初の接点となりうる採用サイトは、企業全体のコンセンサスを得たものでなければ、情報としての信頼度を高めることはできません。採用担当者が独断で採用サイトの制作を進めるのではなく、関係部署とのヒアリングを通して得られた重要な情報を網羅的に掲載した採用サイトにすることが大切です。