RFP作成で押さえておくべき4つのポイント

RFPを作成する上で記載しておくべき内容や、分かりやすくする書き方は多く存在します。ここでは特に重要な４つのポイントを紹介します。

 

プロジェクト名称の共有はできているか

まず、会社内で用いるプロジェクト名をつけて社内全体で共有しましょう。部署や人物ごとに呼び方が異なっていると情報伝達が難しくなるほか、書類にした際に誤表記が起こりやすくなります。

 

必要な項目は抜け漏れなく記載されているか

RFPにはプロジェクトの目的、予算、スケジュールなど、受注者側が委託先に伝えるべき情報を抜け漏れなく記載してある必要があります。不足や間違いがあるとトラブルの要因になります。

 

提案して欲しい内容は明示してあるか

受注者が伝えたい情報を一通り伝達出来たら、次は委託先にどういった提案を実施してほしいかを必ず明記しておきましょう。事前にニーズを伝えておくと、提案の質を上げることにつながります。

 

役立ちそうな内容は積極的に提供する

受注者のニーズを満たす提案を引き出すにあたって、業界特有のルールや現状における不満点などを伝えると、より具体的な提案を得やすくなります。必要な制作環境が特殊だったり、後からやり直しがきかないような作業を依頼したりする場合にも必ず伝えるようにしましょう。

 

情報共有のツールとしてRFPを活用しよう！

外部企業と円滑にコミュニケーションを取る手段として、RFPを作成、共有することは有効です。しかし、RFPに盛り込むべき情報を全て揃えるには会社内で連携を取り合うことが不可欠です。RFPを作成する目的には受注者側の情報伝達力強化、業務効率改善も含まれています。正確なRFPを作成できる企業を目指しましょう。