導入

サイト制作の流れで耳にすることが多い「メールフォーム」は、HPやブログなどのWebサイトから、ユーザーが運営者に直接メッセージを送信するために設置されるツールのことを指します。メールフォームとして設置された箇所にメッセージを入力・送信するのが基本的な流れです。では、採用サイトにおけるメールフォームとはどのような役割を持つのでしょうか。今回の記事では、採用サイト制作におけるメールフォームについての概要や、作成方法などをご紹介します。

採用サイトにおけるメールフォームとは

ここでは、採用サイトに設置されるメールフォームの概要についてご紹介します。

メールフォームの構成

基本的なメールフォームは、入力フォーム・確認画面・完了画面で構成されています。入力フォームは、メッセージを入力・選択する画面です。入力項目が多いとサイト離脱者が高まるため、必要最低限の項目だけに絞りましょう。確認画面は、入力内容を確認する画面で送信前のミスの訂正やキャンセルなどで重要になります。完了画面は、送信後に表示される画面で今後の流れやお礼などのメッセージが表示されます。

メールフォームを設置するメリット

メールフォームの設置には、ユーザーが気軽に問い合わせできる点や、メールの自動送信ができる点がメリットです。メールフォームでは、メールを送信するために活用する「メーラー」を立ち上げずにメッセージが送信できるため、ユーザーにかかる手間が少なくなる特徴もあります。また、「選択式」という入力にかかる労力を軽減する形式への変更も可能です。ユーザーが問い合わせに至るまでの労力をより軽減するには、選択項目を冒頭に配置するなどの配慮が重要です。

さらに、メールの自動送信が可能なため、メール送信担当者が不在な場合でも、メールの受信や今後の流れをアナウンスできます。

採用サイトにおけるメールフォームの役割

採用サイトには、求職者の応募を受け付ける採用エントリーフォームが必要不可欠で、フォームの設置により企業への応募が24時間いつでも可能になります。しかし、求職者からの応募数が多いと担当者の業務量が多くなり、今後の選考の流れなどをアナウンスするのに間が空いてしまいます。そこで、上記で説明した自動返信機能に今後の流れを記載したメッセージを入力しておけば、求職者に素早く次のアクションを伝えられるため業務の効率化が可能です。

メールフォームに欠かせない機能

ここでは、メールフォームに欠かせない3つの機能をご紹介します。

顧客管理機能

ユーザーの名前や問い合わせ内容などを一元管理し、必要な時に情報を活用できる機能です。ユーザーごとにどのような問い合わせがあったのかを分かりやすく整理できて、新たな問い合わせに対しても、過去のやり取りを遡って素早く適切に対応ができます。

セキュリティ機能

メールフォームでは個人情報を確認する場面が少なからずあるため、セキュリティ対策が整っているかが重要になります。セキュリティ対策に関しては、メッセージ内容を暗号化して第三者に盗み見されるリスクを減らしてなりすましを防ぐ「SSL設定」と、情報管理の整備や維持が適切に管理されている証明になる「ISMS認証」の2つが整っていると良いでしょう。

レスポンシブ対応

パソコンやスマートフォンなど、異なるデバイス間での表示画面を最適化させる機能です。備わっていない場合は、スマートフォンから選択式の回答をする際に画面が小さくなって選択しづらくなることや、画面表示の読み込み時間が遅くなるなどのデメリットが発生してしまい、回答者のサイト離脱率が高まる要因になります。

また、レスポンシブ対応を行えばデバイスごとに制作していたフォームを1つにまとめられるため、設計の手間や管理の負担を抑えられます。

メールフォームの作り方

ここでは、メールフォームの作成方法についてご紹介します。

プログラミングで作成する

メールフォームの作成は、HTMLやPHPなどのプログラミング言語をコーディングして行います。HTMLはメールフォームの基盤の役割を持ち、<from>タグを使って各要素に、action・method・inputなどを配置して作成していきます。一方PHPの役割は、メールフォームに入力した項目によって確認画面に表示される内容の変更です。具体的には、HTMLで作成したメールフォームの確認・完了画面それぞれに「mail関数」を記述したPHPファイルを作成することによって、確認・完了画面が正常に表示される仕組を構築します。

メールフォーム作成サービスを活用する

メールフォーム作成に関するサービスには、プログラミング知識がなくても簡単にフォーム作成ができるものがあります。このサービスの強みは、フォーム作成に必要な機能が豊富に備わっており、プログラミングスキルを持つ人材がいない企業でも気軽に自社制作が可能な点です。しかし、サービスごとによって特徴が異なるため、入力できる項目数やセキュリティ対策の確認と、マルチデバイスに対応しているかなどのポイントを考慮して利用しましょう。
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