採用担当者にとって、採用辞退者の発生は避けるべき失敗と思われがちです。実際、内定を出した候補者に採用を辞退されれば、今までかけた採用コストの多くが無駄になってしまいます。辞退者に対して負のイメージが付きまとうのは無理もないでしょう。

一方で、辞退者への対応は慎重に対応しなければなりません。影響力を考慮することはもちろん、闇雲に発生を抑え込もうとするのも良くありません。採用力を上げるには、辞退者と良好な関係を築くことも大切です。

そこでこの記事では、採用辞退者に対する考え方と対応ポイントについて解説します。辞退者にどう接すべきかお悩みの担当者は、ぜひこの記事を参考にしてください。

採用活動と辞退者の関係

例え候補者が辞退したとしても、自社との縁が断たれるわけではありません。ここでは、採用活動と辞退者との切っても切り離せない関係について解説します。

辞退者は企業イメージを大きく左右する　

まず抑えておくべきポイントとして、候補者が辞退者になったとしても自社への影響力がなくなるわけではないという点です。辞退者は採用活動を通じて自社の情報を詳しく知っているため、一般人より説得力のある自社情報を発信できます。

現代は、SNSであっという間に情報が拡散できる時代です。説得力がある情報を発信できる辞退者がアンチ化すれば、企業のイメージを大きく損なうでしょう。

このようなリスクを回避するためにも、企業は辞退者に対しても、常に丁寧な対応をするよう心掛けなくてはなりません。

過度な辞退者対策はアンチを生む　

辞退者がアンチ化するリスクが発生するのであれば、その数を減らすのが最善の方針だと考える方も多いでしょう。しかし、辞退者を減らす対策は根本的な解決策になるどころか、むしろアンチを増やしてしまう可能性があります。

辞退者を減らす対策は、主に2つの方法があります。1つは、内定を辞退する可能性がある「志望度が低い人材」を不合格にすることです。確かにこの方針で採用を行えば、自社を優先する人材が集まるため、辞退者を減らせます。一方で、新しいハードルを設けたことで、応募者からは「お高くとまっている」「採る気がない」などの反感を買うでしょう。これでは、辞退者は減らせても、応募者がアンチ化してしまいます。

もう1つは、相手が内定を承諾するまで説得を続けることです。最初は辞退しても、粘り強く交渉した結果、内定を承諾する候補者も少なくありません。これも、辞退者を減らす対策としては有効でしょう。しかし、猛プッシュを受けてうんざりした候補者からは「こちらの都合を考えない」「強引すぎる」などの悪印象を与えてしまいます。やはり、このやり方も結果としてアンチ化のリスクが伴います。

辞退者を減らすことに終始すれば、社会からは「自社都合を優先する企業」という印象を抱かれます。このような理由で企業イメージが低下すると、採用力も同じく低下してしまうでしょう。結局のところ、一定の辞退者が出ることを許容した方が、社会的なリスクを小さくできるのです。

辞退者のファン化が採用力を向上させる

長期的に採用力を向上させたいのであれば、辞退者を許容したうえで丁寧な対応を心掛けることが大切です。辞退者を悪者にするのではなく、社会に貢献する働き手として扱い、辞退という選択を惜しみつつも祝福するスタンスを取りましょう。

辞退に寛容になれば採用率は下がるかもしれませんが、丁寧な対応を受けた辞退者からは「内定を断るのが惜しいくらい良い企業だった」と思ってもらえます。ファン化した辞退者が、自身の同校出身者や同業者にそのことを伝えれば、イメージアップにつながるだけでなく、有力な採用候補者を増やせることにもつながります。辞退者に好意を持ってもらうことが、結果的として採用力の向上を目指せるのです。

採用辞退者への対応ポイント　

採用活動では辞退者とも良好な関係を築かなくてはならないことが分かりました。では、どのように対応すれば、辞退者は自社に好意を持ってくれるのでしょうか。ここでは、対応のポイントについて解説します。

必ず返信する　

まずは辞退の連絡が届いたら、できるだけ早く返信することを心がけましょう。

返信がないと、辞退者は企業に自身の意志が伝わっているか分からず困惑してしまいます。「メールが確認されておらず、企業が入社手続きを進めているかもしれない」「内定を辞退されて怒っているかもしれない」と思ってしまうかもしれません。辞退者の不安を取り除くためにも、迅速に対応しましょう。

感情的にならない　

内定を辞退されても、感情的にならないように注意しましょう。コストをかけて選出した候補者が内定を辞退する状況は、採用担当者として納得がいかないかもしれません。しかし、採用活動においては、企業も「選ばれる側」であることを念頭に置きましょう。

また、候補者が魅力的であるほど、他企業にも応募している可能性が高いと考えるべきです。候補者に内定を出しても入社してもらえるとは限らないことを意識し、冷静に対応しましょう。

辞退者の心情を気遣う

最後は、辞退者の心情に配慮する、という点です。辞退者はどのような経緯であれ、内定を断ってしまったことに心苦しさを感じているはずです。心理的な負担を与えないためにも、辞退の連絡を受けた後はできるだけ円満な対応を心がけましょう。ここでの対応の仕方で、辞退者が持つ企業への印象が決まると言っても過言ではありません。

採用辞退者から収集すべき3つの情報

辞退者は、今後の採用活動に役立つ情報をいくつも持っています。それだけに、良好な関係を築くだけではなく、情報を聞き出して今後に活かしたいところです。ここからは、採用力を上げるために辞退者から収集しておきたい情報を3つ紹介します。

どこに入社するのか

まず、1つ目は辞退者が入社する企業の情報です。情報を口外しないことを伝えたうえで、どの企業に入社したかを聞き出しましょう。企業名を教えてもらえない場合は、どの業界で働くかを確認します。同業種であれば規模の大小、異業種であれば業種名を把握しておくことが、次年度の採用戦略に役立ちます。

なぜ、他社への入社を決めたか

2つ目は、辞退者が他社に選んだ理由です。回答が曖昧にならないために「なぜそこを選んだか」といった抽象的な質問より、「その企業のどこに魅力を感じたか」などの具体的な質問をしましょう。辞退者が語る魅力を介してライバル社の採用手法を把握することで、採用戦術改善の手掛かりになるはずです。

採用活動で改善すべき点はあるか

3つ目は、採用活動での不備・改善点です。ほとんどの辞退者は内定を断ってしまったことに心苦しさを感じているため、悪い面を指摘するのに消極的です。質問の際は「自社の採用活動であなたが合わないと思った点はどのような点だったか」といった具合に、「自身の好みの問題」に焦点を当てましょう。改善点となるポイントを上手に引き出せば、次年度からの採用プロセスにおける改善に役立つはずです。

採用辞退者とも良好な関係を築いて採用力を向上させよう！

採用活動において、辞退者の発生はほぼ避けられません。そのため、辞退者を減らそうと躍起になるのではなく、ある程度は許容して良好な関係を築くべきです。辞退者がファン化すれば企業イメージ向上に大きく貢献してくれます。また、上手に情報を聞き出せれば、改善点などを考慮して次年度からの採用活動の改善にも役立つでしょう。

これを機に辞退者との関係についても再考して、企業全体の採用力を向上させましょう。