採用担当の方は、中途採用の応募も落ち着き一息ついている時期かもしれません。しかし、ここから年始に向けて、来年度の採用活動に向けた準備が本格化していきます。

採用担当部門は企業の成長には欠かせない重要な業務ではありますが、だからこそ業務量が多く、休む暇がないといわれることもあります。そこでこの記事では、採用業務が忙しい原因と効率化する方法をご紹介します。

人材の採用は企業の将来を左右する一大事

当然のことですが、企業は複数の社員で構成されています。新しい人材を取り入れることは、組織としての活性化や成長にもつながる非常に重要な活動です。また、引退や離職などが発生した場合は、その都度欠けてしまった人員を補充しなければいけません。このように、人材の採用は企業が存続し、成長していくうえで欠かせないものなのです。

さらに、人材の募集は世間に対して企業のイメージを発信する場の一つでもあります。広報活動はもちろんのこと、採用活動への応募者も潜在顧客の一人であり、このSNS全盛の時代にあっては応募者それぞれへの対応によっても企業イメージは左右されかねません。人材の採用はこれらの重責を一手に担う、重要な業務だといえるでしょう。

採用担当は面倒でつらい

採用担当が企業にとって重要な役割であることはわかりましたが、なぜそれほどまでに激務といわれるような形態にあるのでしょうか。これには、採用部門特有の原因がありました。

やることが多い

一口に採用活動といっても、その内容は多岐に渡ります。例えば、現在必要とされている人材の調査から始まり、企業説明会などの広報活動、中途採用者向けのハローワークや転職エージェントの利用、それらで利用するためのコンテンツの作成、応募者への対応、面接の日程調整などが挙げられます。

前述したとおり、採用は企業にとって重大な業務内容のため、採用担当者はそれぞれのプロセスを慎重に進める必要があります。とはいっても、人材不足やすぐに利益につながる業務ではないことから、採用部門が少人数で構成されるケースも多く、結果的に採用担当は激務に陥りやすいのが現状です。

一年中忙しい

一般的には、新卒採用が開始する3～5月が採用担当の繁忙期に当たります。ただし、新卒者が決まればひと段落ということはなく、その後も内定者のフォローやインターンの準備、次年度の準備が行われます。また、中途採用も時期によって応募があり、賞与の後となる1～3月、9～11月が中途採用への応募が増加する時期です。

これらをまとめると、閑散期といえるような時期は存在せず、基本的に一年中忙しい状態が続いていることになります。

採用活動以外にも仕事がある

人手不足が深刻化する昨今では、採用担当が別の業務を兼任しているケースが少なくありません。その場合、一年中行われる採用活動と併せて、他部門の通常業務にも取り組むことになるため、採用担当が激務になりやすい一因となっています。

採用活動を効率化しよう

このようにさまざまな理由で、「採用活動は業務内容が多く大変な業務である」といわれています。しかし、採用活動においても業務を効率化させる方法はあります。

採用コンサルタントの利用

まずは「採用コンサルタント」を活用する、という方法です。採用コンサルタントとは、採用活動に関するさまざまなノウハウを持っている専門家が、それぞれの企業に合った採用戦略やプロセスを提案してくれる、というものです。

専門家と共に業務の内容を見直すことで、効率化に留まらないさらなる改善も期待できます。ノウハウの蓄積が不十分であるベンチャー企業などに特におすすめですが、大きな企業であっても採用業務のつらさに悩んでいるのであれば利用してみる価値があります。

採用管理システム（ATS）の導入

採用管理システム（Applicant Tracking System）とは、求人に関する情報や、応募者における情報管理のほか、選考状況や内定者の管理を行う基幹システムのことを指します。

Excelなどで各種の情報を管理している場合、このようなシステムを導入することで大幅な効率化が可能です。システムを導入するにはコストがかかりますが、膨大な採用データを一元管理することで、採用のミスマッチや選考のスピード化を図れるようになります。

ただし、システムによって機能や強みに違いがあるため、システム導入の際には自社にとってメリットが大きいものを選びましょう。

採用代行（RPO）の利用

人手が足りないことにお悩みであれば、採用代行（Recruitment Process Outsourcing）を利用するのも一つの手です。限られた業務内容を補足するという点では、確実に採用担当の負担を減らしてくれます。特に、採用担当がその他の役職を兼務しているような場合におすすめです。

ただし、委託した部分は採用活動に関するノウハウを蓄積できません。そのため、業務内容の範囲を選定する際には慎重に決定しましょう。

企業の成長には採用活動は欠かせない。激務は効率化で乗り切ろう！

これまでご紹介したとおり、採用担当は激務になりやすい役職です。人手不足が深刻化する現代では、なおその傾向は強くなっているといえるでしょう。

しかし、そうした状況から、激務を緩和するためのサービスも充実しつつあります。自社の状況に適したサービスを利用し、採用活動を効率化していきましょう。