採用活動で最も大事なポイントは、いかにして自社のニーズに合った人材を効率的に採用するかということです。自社が求めるスキルや経歴を持っている人物を見極めるためには、明確で検証の可能な線引きが必要となります。

 

しかし、書類選考や採用面接だけでは応募者の資質を見極めるのは困難で、採用担当者の価値観やフィーリングに左右される部分も少なからずあります。そこで重要となるのは、社内の選考基準を統一して誰もが納得できる採用基準を設定することです。

 

コンセンサスを得られる採用基準があれば、採用担当者間で選考基準や評価にばらつきができるのを低減し、採用可否の判断を素早く適切に行うことが可能です。

 

本記事では、採用基準の定義や採用基準を設定する目的や決め方などについて解説します。

 

採用基準とは

採用基準とは自社のニーズに合致した人材を採用するにあたって、書類選考や面接で採用の可否を適切に判断する基準として策定する指標のことです。

 

採用活動はスピード感を持って進めることが大事です。

 

しかし、自社のニーズに合致しているか否かの判断は採用担当者によってばらつきがあります。そのため、明確な基準がないと採用可否の判断が遅れて選考プロセスに支障をきたしかねません。

 

採用基準が決まっていれば、無駄な選考を省いて採用可否の判断を素早くかつ的確に行うことが可能です。また、採用基準が定まると評価基準が明らかとなり、採用担当者ごとに異なる主観的な判断を排除できます。

 

採用基準を設ければ、より公平な採用を行えるようになり、採用活動の質を担保することにもつながるでしょう。

 

採用基準を設定する目的

上記でも少し触れましたが、ここでは改めて採用基準を設定する目的について解説します、

 

誰が選考しても同じ条件で採用できる

書類選考や面接といった選考プロセスでは、採用担当者の主観が入り込む可能性があります。

 

例えば、一人の応募者に対して二人の採用担当者が面接に出席した場合、担当者それぞれが異なった判断を下す可能性があります。これではどちらの判断が正しいのかが分からず、公正な選考プロセスとはいえません。

 

このような場合に採用基準があれば判断の基準が明確となり、評価が統一化され選考の属人化を防止することが可能です。担当者の離職や選考プロセスごとに異なる担当者であっても、基準がブレることはありません。

 

採用基準がない場合、担当者によって評価するポイントが異なり、担当者が受けた印象だけで採用・不採用を決めてしまう可能性もあるでしょう。そのため、採用する人材の質にばらつきが出る恐れがあります。

 

入社後のミスマッチを防ぐ

採用を担当するのは主に人事部ですが、採用した人材が実際に配属先となるのは現場の部署です。

 

人事部と現場の部署との間では求める人材のイメージにズレがあることも多く、現場の望んでいない人材を採用してしまう可能性があります。この場合、入社後にミスマッチが生じる可能性が高くなるでしょう。

 

採用基準が曖昧なまま選考を進めてしまうと、配属後に実際に戦力として活躍できる能力を求めている現場との間にズレが生じてしまいます。学歴や職歴などが素晴らしくても、現場の環境に馴染めなければ早期に離職してしまいかねません。

 

採用基準を会社の共通認識として作り上げておけば、自社の業務に必要なスキルや経験を持っているのか、自社の社風に馴染めるかを見極めやすくなり、入社後のミスマッチを防ぐことが可能です。

 

合否決定がスムーズになる

求める人材のイメージが会社の共通認識として定まっていないと、人事部、現場の部署、役員などの間で意見が分かれ採用の可否が滞る恐れがあります。

 

意見調整に時間を取られてしまうと、その間に応募者が選考過程の途中で離脱し他社へ行ってしまう可能性も考えられるでしょう。また、自社が求める能力の要件など形式的な基準が明確になっていないと、採用すべきではない応募者を採用してしまうリスクもあります。

 

採用基準というしっかりとした軸があれば、選考に迷いが少なくなり求める人材をスムーズかつ的確に採用することが可能です。優秀な人材の採用というチャンスを逃さないためにも、採用基準の明確化は不可欠となります。

 

求める人材を採用するための採用基準の決め方

ここでは、求める人材を採用するための採用基準の具体的な決め方について解説します。

 

現場が必要としているスキルと必要条件を洗い出す

採用基準を決めるには、まず現場の社員や採用する部署の管理職にヒアリングし、現場で求められるスキルや資格・能力などの必要条件を洗い出す作業から始めます。

 

スキルや必要条件を満たしていないにもかかわらず採用を決めてしまうと、入社後にミスマッチとなり早期に離職してしまう可能性があります。ヒアリングをする際には、現場社員の要望、管理職の要望、業務上欠かせないスキル、求められる能力、必要な資格、職場に合った特性を踏まえることが大切です。

 

採用のミスマッチで応募者や採用関係者の時間を浪費しないためにも、必要条件の確認と周知は大変重要です。必要条件を具体的に洗い出すことで、場当たり的ではない効率的でスムーズな採用が可能となります。

 

活躍中の社員のコンピテンシーを整理する

コンピテンシーとは、直訳すると能力や適格性といった意味になりますが、人事分野では優れた成果を創出している社員の能力や行動特性を意味します。行動そのものではなく、行動の基となっている思考や価値観に着目する考え方です。

 

例えば、自社内で高い業績をあげている活躍中の社員の行動や考え方などの特性を共通項として集約・整理すれば、より良い採用基準の設定に役立つでしょう。

 

より具体的に言うと、高いパフォーマンスを発揮している社員を数名選んでヒアリングし、成果に結びつく行動とその行動に至った考え方を把握します。これは、役職や業務内容によって成果の判断基準が異なることから、多くの事例を集められれば共通の内容が見極めやすくなるためです。

 

理想的な社員がいない場合は、求める人材の理想像をベースに項目を抽出するとよいでしょう。

 

求める人物像を具体的に設定する

コンピテンシーの整理が完了したら、自社でどのような社員が活躍しているのかを明確にし、求める人物像を具体的に設定します。求める人物像のイメージを具体的なものにする必要があるためです。

 

コンピテンシーを整理する段階では、抽象的な内容となっている場合があります。整理したコンピテンシーを基にして実存する社員を想定し、どのような性格か、どのような行動を取るのか、どのようなことを考えているのかをできるだけ具体的に捉えることがポイントです。

 

求める人物像を具体的に設定できれば、それに基づいて人材獲得に向けた募集時期や選考方法などが決めやすくなり、方向性が定まって採用活動がスムーズになります。求める人物像を設定する際には、経営陣だけではなく現場の意見も聞くことが大切です。

 

必須条件や優先順位を具体的に決める

続いてのステップでは、自社で働くうえで必須となる条件を明確化し、十分条件を分類し、優先順位を具体的に決めます。

 

スキルや資格などのように働くうえで必須となる条件と、備えていれば望ましい条件に分類し、それぞれ優先順位を決めるようにしましょう。条件をある程度絞ることによって、採用基準が過度に厳しくなるのを回避できます。また、評価が僅差である複数の応募者から採用する人物を決める際にも役立つでしょう。

 

ここで大切なのは、入社後に育てられる能力よりも育てられない能力を重視することです。例えば、性格、特性、人柄のような先天的な資質の部分や、入社前から最低限備えておくべき能力などが入社後に育てられない部分に該当します。

 

なお、優先順位を決める際には、MUST（必須）とWANT（希望）に分類すると決めやすいでしょう。

 

就活・転職市場のトレンドに合わせる

就職活動や転職市場には時代と共に変化し続けるトレンドがあり、採用基準がトレンドと逆行していたり、ターゲットとする層の価値観と乖離していたりすると採用活動が難航する恐れがあります。

 

例えば、副業やリモートワークのような自由な働き方を志向する20代を採用ターゲットとしているのに、副業は禁止、出社は必須といった志向を採用基準にするのはふさわしくありません。

 

採用を成功させるためには、自社内だけで基準を確定することは避け、世の中の現状を踏まえてトレンドを汲み取った採用基準を設けることが重要です。特に、人手不足の業界や職種では採用基準が旧来的なものだと欠員の補充もままならず、事業に悪影響が出る恐れがあります。

 

まとめ

採用基準は書類選考から始まって最終面接に至るまですべての選考プロセスにおいて必要不可欠なものです。適切な採用基準があれば、属人的で曖昧な選考を防ぎ欲しい人材を的確に効率良く獲得することが可能です。

 

採用基準を作成する際には、曖昧な表現はできるだけ避け、社内の状況や要求に耳を傾け、効果検証によって改善を繰り返すことが大切になります。基準の制度を高めることができれば、より自社にマッチした人材を獲得できるでしょう。また、採用基準の項目を具体的に落とし込む段階では、求人内容が求職者に伝わりやすく心に響くものにするよう意識することも大切です。

 

市場のトレンドにもアンテナを張りつつ、採用基準に盛り込む情報を丁寧に整理していくとよいでしょう。