人材採用を進めていくうえでの課題の1つは、採用活動にかかるコストではないでしょうか。

 

コストをかけて求人広告を出したのに、応募者が中々集まらない、適した人材を見つけられない、折角採用してもミスマッチですぐに辞めてしまうといった悩みは多くの採用担当者が持つものです。

 

このような悩みを解決する手段の１つが、自社の社員に友人や知人を紹介してもらうリファラル採用という採用手法です。リファラル採用はコストを抑えて採用の精度を上げることが可能ですが、運用の仕方やルールを知っておかないと思わぬトラブルを起こす可能性があります。

 

本記事では、リファラル採用で起こりうるトラブルや、トラブルを防ぐためのポイントについて解説します。

 

リファラル採用とは

リファラル採用とは、自社の従業員や関係者などから友人や知人を推薦・紹介してもらうことで採用候補者を募る採用手法のことです。

 

リファラルを英語で書くとreferralとなり、この単語は「推薦」「紹介」「参照」といった意味になります。アメリカなどでは大手のIT企業を中心に広く取り入れられている採用手法で、日本でもベンチャー企業を中心に浸透しつつあります。

 

リファラル採用のメリットは、採用コストを削減できること、自社の求めている人材と出会える可能性が高いこと、自社の改善点を見つけるきっかけになることなどです。

 

少子高齢化で働き手が減り人材不足が叫ばれている中で、リファラル採用は採用の悩みを解決できる新しい採用手法として近年注目を集めています。

 

リファラル採用で起こりうるトラブル

リファラル採用は運用を誤ると思わぬトラブルの元になります。

 

ここでは、リファラル採用で起こりうるトラブルについて解説します。

 

紹介者と候補者の関係が悪化する

リファラル採用を活用することで紹介者と候補者の間でトラブルが生じ、関係が悪化してしまうことがあります。

 

よく生じるトラブルとしては、紹介したものの採用されなかった、採用したもののミスマッチだったなどです。リファラル採用は紹介を基にした採用手法ですが、これは紹介された人材を採用候補者として選考するものとなります。したがって、不採用することもあるでしょう。「紹介されたのだから採用されるだろう」と思っていると、不採用になった時に紹介者と候補者が気まずい思いをする可能性があります。

 

また、採用後に配属後の環境候補者が想像していたものと違うとミスマッチを感じた場合、候補者が紹介者に不信感を持つかもしれません。

 

紹介者からの信用を失う

リファラル採用を社内に浸透させるために、多くの企業では友人や知人を紹介してくれた従業員に報奨金を支払うインセンティブ制度を導入しています。

 

しかし、インセンティブ制度に不透明さや不備があると従業員の不信感が募って、リファラル採用に協力してくれる従業員が減ってしまう恐れがあります。リファラル採用を取り入れたばかりの頃は、どのような制度設計をしたらいいのか分からず、試行錯誤を繰り返してルールが中々確固としたものに定まらないものです。

 

リファラル採用を成功させるためには、従業員に対して透明性のある説明をし、採用活動への当事者意識を高めることが大切になります。進んで友人や知人を紹介したいと思える社内環境を整えておきましょう。

 

紹介者報酬（インセンティブ）が違法とみなされる

人材紹介を有償の業務として行うためには、原則として厚生労働大臣の許可を得る必要があり、従業員に人材紹介の報酬を支払うことは職業安定法で報酬の供与は禁止すると明記されています。そのため、人材紹介業者ではない従業員に人材紹介の対価として報酬を支払うと職業安定法に抵触する可能性が高いです。

 

職業安定法に抵触しないためには、就業規則・賃金規定の中で業務の一部に人材紹介を含める旨を記載しなければなりません。

 

また、人材紹介の対価として支払う報酬金額が高過ぎると、法律違反とみなされる可能性があるため、人材紹介業者に支払う報酬（年収の30%～40%程度）よりも低く設定する必要があります。

 

リファラル採用でのトラブルを防ぐためのポイント

ここでは、リファラル採用で思わぬトラブルにならないようにするためのポイントについて解説します。

 

ペルソナ・募集ポジションを明確化する

リファラル採用でトラブルを防ぐには、自社の求める人材のペルソナと、配属予定の部署における募集ポジションを明確にすることが大事です。

 

ペルソナの要素として考えられるものは、仕事のスキルや職歴、資格、人柄などがあります。採用基準や就業条件なども、選考を進める前に明確にしておきたいポイントです。

 

なお、リファラル採用においては募集ポジションと人材のミスマッチは特に避けたいトラブルとなります。このトラブルを避けるためには、人材を欲している部署から要望の詳しい内容をヒアリングして具体的に明文化し、妥協できない条件・妥協できる条件があればそれを念頭に選考を進めましょう。

 

採用基準は一般選考と同じであることを事前に伝えておく

リファラル採用は、縁故採用と混同する人も少なくありません。採用担当者であれば混同することはありませんが、紹介者や紹介された候補者は十分に理解していない可能性もあります。

 

リファラル採用では、採用基準は一般選考と同じであることを事前に紹介者・候補者双方に周知しておくことが、トラブル回避のために必要です。またリファラル採用では一般選考よりも優遇して考えることはないことも確認しておきたいポイントとなります。

 

誤解をあらかじめ取り除いておけば、不採用になっても紹介者や候補者が不満を抱くことはないでしょう。

 

ミートアップに招待してから選考案内する

「紹介した友人が不採用になると気まずくなってしまうから」といった理由でリファラル採用に協力的になれない従業員もいます。

 

不採用になっても紹介者と候補者が不和にならないようにするために、いきなり面接に進むのはおすすめできません。まずはミートアップ（交流会）やカジュアル面談などに招待して企業理解を深めてもらい、あくまでも候補者本人の意思でエントリーするかどうか決めてもらうことが大切です。

 

企業理解を深め会社のリアルな雰囲気を知ってもらった後から面接に進めば、入社後のミスマッチを防ぎ、入社後も高いモチベーションのまま会社の雰囲気にも早く馴染めます。万が一不採用になっても、紹介者も候補者も結果を受け入れやすくなるでしょう。

 

紹介者報酬（インセンティブ）のルールを整備する

前述したように、リファラル採用で紹介者に報酬（インセンティブ）を支払う場合では、就業規則・賃金規定に記載すること、適切な金額に設定することが法律上必要です。

 

リファラル採用で報酬の制度設計をする際は、人材紹介はあくまでも従業員の業務の一部であり、人材紹介に対してのみ報酬を支払っているのではないことを明示する必要があります。

 

紹介者にしてみると、知人や友人を紹介することで報酬を得られることを見込んでお金の使い道を計画することでしょう。そのような時に入るはずのお金が中々入って来なかったり、思っていたほどの金額ではなかったりすると不信感が募る可能性があります。

 

リファラル採用の制度運営を円滑にするためにも、報酬のルールは細部まできちんと決めて従業員が納得できるように整備しておくことが大切です。

 

他の採用手法も併用する

リファラル採用のデメリットの1つは、自社の社風や文化と相性の良い人材を求めるあまりに紹介者と似たタイプの人材に偏りやすいことです。

 

これは人材の同質化につながり、ひいては組織の思考の偏りや硬直化に結びつきます。多用なスキルや経験、バックグラウンド、考え方を持つ人材と出会うためには、人材紹介会社や求人広告も使うなど、他の採用手法も併用することが必要です。

 

また、リファラル採用では短期間に多数の母集団を形成するのは難しく、時間をかけて社内でリファラル採用制度の認知をしていかなければなりません。採用規模が数十人から数百人といった大規模なものになる場合、リファラル採用に加え他の採用手法も必要となるでしょう。

 

まとめ

リファラル採用は従来の採用手法と比べると、潜在的に存在する優秀な人材を発掘して効率的に採用につなげられる可能性の高い有効な採用手法です。

 

ただし、リファラル採用は採用担当者だけではなく、採用担当者・紹介する従業員・紹介される候補者の三者が関わる特殊な手法でもあります。

 

その中でキーとなるのは紹介する従業員であり、従業員の理解と協力が不可欠です。リファラル採用を正しく理解してもらわねばトラブルを起こす原因となり、トラブルを防ぐためには従業員に十分な説明を果たしつつ適切な制度設計が欠かせません。

 

従業員が積極的にリファラル採用に協力してもらえるよう、従業員への配慮と適切な制度設計ができれば、トラブルを起こすことなく進められることでしょう。