近年、web面接の普及を背景に、リファレンスチェックが注目を集めています。自社でリファレンスチェックの実施を検討していても、適切な実施タイミングがいつなのか迷う企業も多いでしょう。

本記事ではリファレンスチェックの実施タイミングについて詳しく解説します。

 

リファレンスチェックとは

リファレンスチェックとは採用候補者の前職について知る人物に、前職での勤務状況などについて確認する採用調査です。採用ミスマッチを防止できる特徴からリファレンスチェックを実施する企業が増えています。

 

類似する調査に「前職調査」がありますが、調査目的や方法は異なるため注意しましょう。リファレンスチェックは、企業と採用候補者の相性を確認するのを目的として、企業が採用候補者を知る人物に問い合わせる調査です。

 

一方で、前職調査は、将来的に企業に対して不利益を与える可能性のある候補者の採用をあらかじめ防ぐのを目的とし、調査会社を経由して実施される調査になります。

 

リファレンスチェックのタイミングについて

採用を効率化させるためには、選考の初期段階からリファレンスチェックを実施するのが適切な場合もありますが、いくつかのリスクが存在します。

 

選考の初期段階で実施すると、調査対象となる候補者の数が多いためリファレンスチェックにコストがかさんでしまうでしょう。また、候補者のなかにはリファレンスチェックに対して抵抗をもつ方もいるため、実施タイミングが早いと選考から離脱されるおそれがあります。

 

以上のリスクを踏まえたうえで、リファレンスチェックを実施するのに適切な2種類のタイミングについて以下で解説します。

 

最終面接前

リファレンスチェックの実施は選考過程の最終段階で実施するのが適切です。

 

最終面接前に実施すれば調査の結果を踏まえたうえで面接を実施できるでしょう。1,2次面接では把握しきれなかった情報について、推薦者から聞き出してから面接を実施できるため、候補者の見極めをより的確に行えます。

 

内定通知前

最終面接後かつ内定通知前にリファレンスチェックを実施すれば、候補者側が内定の可能性が高い段階で推薦者を決められるため、より有益な情報を得られるでしょう。

 

しかし、最終面接に調査結果を活用できない点には注意が必要です。また採用の判断に活用するだけでなく、入社後の人材マネジメントの参考のために実施するのも効果的になります。

 

リファレンスチェック後の内定取り消しについて

内定の取り消しは「解雇権の濫用」にあたる場合があるため、内定後にリファレンスチェックを実施するのはおすすめできません。

 

内定は労働契約とみなされるため、内定の取り消しを行うと裁判になり、慰謝料などの損害賠償を求められるリスクがあります。リファレンスチェックを内定後に行って、候補者に懸念を感じたとしても内定の取り消しは困難なため、候補者に懸念をもった場合は必ず内定前にリファレンスチェックを行いましょう。

 

（解雇）

第十六条　解雇は、客観的に合理的な理由を欠き、社会通念上相当であると認められない場合は、その権利を濫用したものとして、無効とする。

 

リファレンスチェックの目的

リファレンスチェックを実施する目的について正確に確認しておきましょう。

以下が主な目的の解説です。

 

未然にミスマッチを防ぐ

候補者の人柄や前職での働きぶりなど、書類選考や面接だけでは把握できない部分の情報を収集できるため、採用のミスマッチを防ぐのに活かせます。

 

早期離職を減らすのにもミスマッチを予防するのは必須のため、リファレンスチェックで客観的な情報を得るようにしましょう。

 

入社後のフォローに活かす

候補者の前職での対人関係や労働環境について情報収集できるため、入社後の研修や配属先の決定に活用できるでしょう。候補者が入社後にパフォーマンスを発揮できるようなフォローを適切に行えれば、社員の定着を促進できます。

 

また、リファレンスチェックでは候補者自身も把握できていないアピールポイントを推薦者が代弁してくれる場合もあり、客観的で信ぴょう性の高い情報をフォローに活用可能です。

 

未申告の情報を確認する

候補者が申告していない情報を得られる場合もあるため、経歴詐称や業務実績の誇張などの行為を確認できます。

 

候補者に事前にリファレンスチェックの実施を伝えておけば、悪質な行為を未然に防ぐのに繋がります。そのため、企業側のリスクを抑えた公平な選考が可能になるでしょう。

 

リファレンスチェックの注意点

リファレンスチェックを実施する際にどのようなポイントに気を付けるべきか把握しておきましょう。

 

以下が主な注意点の解説です。

 

必ず候補者の承諾を得る

リファレンスチェックを候補者の同意なしで実施すると、個人情報保護法に抵触してしまうため、必ず候補者本人の承諾を得るようにしましょう。

 

（利用目的による制限）

第十八条　個人情報取扱事業者は、あらかじめ本人の同意を得ないで、前条の規定により特定された利用目的の達成に必要な範囲を超えて、個人情報を取り扱ってはならない。

２　個人情報取扱事業者は、合併その他の事由により他の個人情報取扱事業者から事業を承継することに伴って個人情報を取得した場合は、あらかじめ本人の同意を得ないで、承継前における当該個人情報の利用目的の達成に必要な範囲を超えて、当該個人情報を取り扱ってはならない。

 

実施する目的・意図を説明する

候補者にリファレンスチェックの承諾を得る場合は、実施する目的と意図を明確に伝え、調査の流れを正確に説明しましょう。

 

候補者のなかにはリファレンスチェックが何かを認知していない方も多いため、十分な説明がないと不安に思わせてしまう場合があります。

 

チェック結果を信用しすぎない

リファレンスチェックで収集できる情報は、客観的かつ信ぴょう性が高いとはいえ信用しすぎないことが大切です。

 

推薦者のなかには、過去に候補者に恩があるからという理由で、候補者についてオーバーに話す方もいます。そのため、リファレンスチェックで得た情報だけでなく、選考全体で得られた情報を総合的に見て採用に活用しましょう。

 

調査協力を拒否された場合についても考える

リファレンスチェックはまだ十分に企業に浸透していないため、候補者の承諾があっても推薦者に該当する企業から調査の協力を得られない場合もあります。

 

候補者への協力を快く思っていなかったり、多忙のために対応ができなかったりするケースがあるでしょう。可能であれば、事前に候補者から複数の推薦者候補を紹介してもらっておくのがおすすめです。

 

まとめ

ここまでリファレンスチェックを実施するタイミングについて解説し、実施する目的や注意点も併せて紹介しました。

 

リファレンスチェックにより候補者について客観的な情報を収集できますが、適切なタイミングで実施できないと、大きなトラブルに発展してしまう場合があります。リファレンスチェックは必ず内定通知より前の段階で行うようにして、調査の実施前には候補者の承諾を必ず得ることが必要です。

 

本記事でご紹介した実施タイミングも参考にして、リファレンスチェックを実施してみましょう。