自社に採用代行を導入すべきかどうかでお悩みの方も多いのではないでしょうか。採用代行にはメリット・デメリットがあるため、よく把握することが大切です。

 

そこで本記事では、採用代行の基礎知識やメリット・デメリット、採用代行業者を選ぶ際のポイントについて解説します。

 

採用代行の基礎知識

ここでは、採用代行を正しく理解するための基礎知識について解説します。

 

採用代行とは

採用代行とは、企業の採用活動に関わる業務を外部委託（アウトソーシング）することです。「RPO」と呼ばれることもあります。

 

採用業務には多くの手間や時間がかかるだけでなく、求める人材を確保できないこともあります。採用代行業者は採用業務のプロであるため、採用業務を代行業者に委託することで欲しい人材を確保できるだけでなく、自社の採用担当者の負担を減らすことも可能です。

 

代行業者には採用業務をすべて依頼することも可能ですし、一部の業務のみを依頼することもできます。

 

採用代行業者に依頼できる業務

採用代行業者に依頼できる業務には、以下のものが挙げられます。

 

• 採用計画の立案

採用計画とは、「採用時期」「採用人数」「求める人物像」はどうするのか、また、「面接は何回設けるのか」「選考基準はどのようにするのか」「求職者をどのように採用するのか」などの具体的な計画を指します。

採用代行業者に依頼できる業務の例は以下の通りです。

• 課題分析
• 面接官の練習
• スケジュール作成
• 選考フロー作成

 

• 母集団形成

母集団とは、自社に関心のある求職者の集団を意味します。母集団形成には求人原稿の作成やDMの発送をはじめとする多くの業務が発生するため、代行業者に依頼することで母集団形成をうまく進められる可能性が高くなります。

採用代行業者に依頼できる業務の例は以下の通りです。

• 求人原稿作成
• DMの作成・発送
• SNS運営
• 問い合わせ対応
• 説明会の企画・運営

 

• 応募者管理・書類選考

母集団形成をしたあとは、エントリーしてきた応募者の管理と書類選考を行う必要があります。これらの業務には手間がかかるため、代行業者に依頼することで、他の重要な業務に集中することができます。

採用代行業者に依頼できる業務の例は以下の通りです。

• 応募者への対応
• エントリーシートや履歴書などの管理
• 書類選考

 

• 面接に関する業務

採用代行業者には、面接代行をはじめとする面接関連の業務を依頼することもできます。ただし、面接代行を依頼した場合、自社にそぐわない人材の採用につながるリスクがあるため、注意が必要です。

採用代行業者に依頼できる業務の例は以下の通りです。

• 面接日程の調整
• 面接代行
• 候補者への合否連絡

 

• 内定者のフォロー

内定者の辞退を防ぐためにも、内定者のフォローは重要です。内定者のフォローに関連する業務についても代行業者に依頼できます。

採用代行業者に依頼できる業務の例は以下の通りです。

• 内定通知書の発送
• 内定者への連絡
• 入社前研修の実施
• 内定者専用ホームページの運営

 

採用代行のメリット

ここでは、採用代行のメリットを以下に3つ挙げます。

 

コア業務に集中できる

採用業務のうち、問い合わせ対応や面接日程の調整、合否連絡などのノンコア業務を代行業者に依頼すれば、自社の従業員はコア業務に集中できます。

 

コア業務とは、企業活動の根幹となる業務のことで、採用活動においては説明会の企画・運営や面接、内定者フォローなどがコア業務に当たります。

 

ノンコア業務をアウトソーシングし、コア業務に集中することで、求める人材を的確に採用することができるでしょう。

 

採用の質が向上する

採用代行業者は採用業務のプロフェッショナルであり、専門知識やノウハウ、最新情報を持っています。代行業者に依頼すればそれらを駆使し、自社に合った適切な採用業務を実施してくれるでしょう。

 

また、代行業者は応募者への対応も迅速かつ丁寧に行ってくれます。採用代行を活用すれば、自社のみで採用活動を行うよりも採用の質が高まるでしょう。

 

採用コストを削減できる

採用コストを削減できることも、採用代行のメリットです。

 

例えば、採用担当者が他の通常業務と兼任するケースが多くありますが、この場合、採用業務が通常業務を圧迫してしまい、残業代が膨れ上がることも少なくありません。

 

また、応募者や内定者への対応を迅速に行えなかったことで選考・内定の辞退が発生すると、それまでにかかった採用コストがすべて無駄になってしまいます。採用代行を活用すれば、残業代を抑えることができますし、採用コストが無駄になる可能性を減らすこともできます。

 

さらに、採用代行の利用料は固定費ではなく変動費ですから、固定費がかかることもありません。これも採用代行のメリットといえるでしょう。

 

採用代行のデメリット

ここでは、採用代行のデメリットを以下に3つ挙げます。

 

採用のノウハウが社内に残らない

採用代行業者にどの業務を任せるのかにもよりますが、採用業務を代行業者に任せきりにしてしまうと、社内に採用のノウハウが蓄積されにくくなります。

 

自社のみで採用業務を行えば、効果的な求人方法やマッチする人材の探し方などの知見が社内に蓄積されますが、採用代行を利用した場合、そのような知見は残りにくいといえるでしょう。

 

したがって、採用代行に頼りすぎると、自社のみではうまく採用業務ができない状態になってしまう可能性があります。そうなると、自社のみで採用業務をせざるを得なくなったときに、それまでと同品質の採用業務ができなくなる可能性が高いです。

 

採用代行を利用する場合は任せきりにはせず、代行業者のノウハウやスキルを学び、社内に知見を蓄積させましょう。

 

ミスマッチが生じる可能性がある

求める人材の要件の認識が自社と採用代行業者でズレてしまうと、求める人材とは異なる人材を採用してしまう可能性が高まります。

 

採用代行を利用する際は代行業者と綿密に連携し、人物要件の認識にズレが生じないようにしましょう。書類選考や面接など、採用に直結するコア業務を依頼する場合は、特に注意が必要です。

 

情報漏えいのリスクがある

採用代行を利用する場合、情報漏えいが発生するリスクがあります。

 

採用代行を利用する際には、採用活動を円滑に進めるために自社の経営戦略や事業計画を代行業者に伝える必要がありますが、これらの情報が代行業者から漏えいしてしまう可能性はゼロではありません。

 

また、選考や面接などの業務を依頼する場合には、代行業者に応募者の個人情報を渡す必要もありますが、応募者の個人情報が漏えいしてしまった場合、たとえ代行業者に責任があったとしても自社の信用問題に直結してしまいます。

 

採用代行を利用するときは、セキュリティが徹底された信頼できる業者を選びましょう。

 

採用代行業者を選ぶ際のポイント

ここでは、採用代行業者を選ぶ際のポイントについて解説します。

 

対応サービス

採用代行業者を選ぶ際は、対応サービスを確認することがもっとも重要です。

 

業者によって対応可能な業務は異なり、得意分野も異なります。業者を選ぶ際は、依頼したい業務に対応しているかどうかを必ず確認し、その業務を得意としているかどうかもチェックしましょう。

 

実績はあるか

採用代行業者を選ぶにあたっては、実績を確認することも大切です。

 

実績を確認することで、ノウハウが蓄積されているかどうかや、信頼できるかどうかをある程度把握できます。代行業者を選ぶ際は実績や導入事例を確認し、慎重に検討しましょう。

 

まとめ

ここまで、採用代行の基礎知識やメリット・デメリット、採用代行業者を選ぶ際のポイントについて解説しました。

 

採用代行には「コア業務に集中できる」「採用の質が向上する」「採用コストを削減できる」といったメリットがありますが、「採用のノウハウが社内に残らない」「ミスマッチが生じる可能性がある」などのデメリットもあるため、よく把握することが大切です。

 

また、採用代行業者を選ぶ際は、対応サービスや実績を確認したうえで慎重に検討するようにしましょう。