採用にいくらコストをかけるか、つまりいくら予算を配分するかは、多くの企業にとって頭の痛い問題です。採用予算は、直接的な経費だけでなく、間接的な経費も考慮しなければならないため、企業全体の予算管理や資金管理において重要な要素になります。新規の人材を1人採用するだけでも100万円単位のコストがかかるため、時には企業の予算を圧迫し、他の重要な事業活動や投資に影響を及ぼす可能性があります。さりとて採用活動に配分する予算を低く抑えてしまうと、優秀な人材を他の競合企業に取られてしまうリスクが高まり、企業の競争力に悪影響を与える恐れがあります。企業としては採用活動に配分する予算を最適化し、効率的な採用をしたい所です。本記事では採用予算の前知識と、採用予算削減の具体的な方法について解説します。

採用予算について

ここでは採用予算の前知識について解説します。

採用予算とは

採用予算とは、企業が新しい人材を採用するために計画する費用の総額のことです。採用予算を設定することで、採用プロセス全体を通して必要となる社内外のさまざまな活動に、それぞれいくら予算を配分するかを決定します。採用予算には、求人サイトやSNSに求人広告を掲載するための費用、人材紹介会社への手数料や契約費用、企業説明会などの採用イベントの開催費用などが含まれます。適切な採用予算の設定と管理は、企業が優秀な人材を効果的に獲得し、組織の成長と成功を支えるために重要です。昨今は、求人広告の掲載費が高騰していることや、採用プロセスが多様化・複雑化していることなどから、採用にかかるコストは膨らむ傾向にあります。

採用予算の現状

採用予算の現状は、業界や企業の規模、地域によって異なりますが、いくつかの共通した点もあります。その一つは、デジタル化への投資が増加していることです。多くの企業がオンライン求人広告やソーシャルメディアを活用しており、この分野への予算が増加しています。インターネット全盛の現代にあっては、求職者はインターネット上で採用情報を調べるのが当たり前になっており、企業もそれに応えてインターネット上で採用活動を展開しなければなりません。この傾向は今後も強まっていくことでしょう。他にも、インターンシッププログラムへの投資が増加しており、特に長期インターンシップや有給インターシップを実施するのが一般的になっています。企業としては、インターンシッププログラムへの十分な予算配分が必要になってきています。

採用予算削減の具体的な方法

ここでは採用予算を削減するためにはどのような具体的な方法があるのかについて解説します。

採用手法を見直す

従来求人広告を掲載するとしたら、求人サイトを運営している人材会社に依頼して、その求人サイト内に求人広告を掲載するのが主でした。これは今でも広く一般的に用いられている方法ですが、これには掲載費用がかかります。求人広告を求人サイトに出稿するための費用は、さまざまな要因によって異なりますが、例えばリクナビやマイナビをいったメジャーな求人サイトの掲載費用は10万円～30万円程度です。より目立つ広告位置や特集掲載などのオプションを追加すると、50万円以上になることもあります。この費用を抑えるためには、LinkedIn、X、Facebookなどのソーシャルメディアプラットフォームを活用すれば、無料もしくは低コストでの出稿が可能です。企業によっては企業説明資料をYouTubeで動画を公開している所もあります。

利用する求人媒体を見直す

求人媒体は、それぞれ費用対効果が異なるものであり、費用対効果の高い媒体に求人広告を掲載することで、少ない費用でより多くの応募者を獲得することが可能になります。いくらの掲載費用をかけてどの位の応募者数があったかなど、各求人媒体のコストパフォーマンスを比較・評価し、費用対効果が高い媒体に投資を集中するといいでしょう。複数の求人媒体の費用や掲載方法などを比較できるWebサイトもあるため、そのようなWebサイトを活用するのも一つの手です。また、求人媒体によっては、さまざまな掲載プランがあるため、短期間で効果を出したい場合、長期間掲載したい場合など、自社の目的に合った最適な掲載プランを選ぶことで、求人広告費を最適化できます。

交流会やカジュアル面談でミスマッチを減らす

交流会やカジュアル面談はミスマッチを減らし、自社に不適切な求職者が応募してくるのを未然に防いだり、入社後にミスマッチで早期離職したりするのを防ぐ効果が期待できます。フォーマルな面接とは異なる形式で、カフェやリラックスした環境でカジュアル面談を実施すれば、求職者の素の部分を引き出しやすくなり、より的確に求職者の適性を判断することが可能です。また、交流会やカジュアル面談は、企業と求職者がお互いの期待や価値観をより深く理解できる場であり、求職者の企業選び、企業の求職者スクリーニングにも役立つものです。リラックスした雰囲気でコミュニケーションできるため、双方の期待や懸念を率直に話し合うこともできます。

内定後のフォローを強化する

昨今の採用活動は、出生率や大学進学率の低下から、新卒学生の絶対数は減少し続けており、優秀な人材を早期に獲得するため、かなり早い段階で内定を出している企業が目立ちます。しかしながら内定を出したからといって、その学生が必ず自社に入社するかが保証されるものではありません。学生によっては複数の企業から内定を獲得した後、改めて企業を比較検討し、最も自分に合った企業を選ぶこともあります。内定を辞退されてしまうと、それまで採用にかけたコストがまったく無駄になり、また最初からやり直さなければならず、無駄なコストが発生します。内定を辞退されないためには、内定後にきめ細かなフォローをすることが重要です。例えば、入社後の不安を払拭するために、社員や内定者同士でコミュニケーションを図る場を設けるなどが考えられます。

内部コストの見直しなど採用の工数を最適化する

採用の工数を最適化することで、採用にかかる単価の削減が可能です。採用の工数とは、採用活動において必要とされる時間や労力、手間のことであり、採用プロセス全体を通じて、さまざまなタスクを遂行するために必要なリソースを包括的に表したものです。採用の工数を最適化するには、内部コストを見直すのが最も効果的とされています。採用の内部コストには、採用担当者の人件費、面接時にかかった交通費や宿泊費、内定者研修や懇親会などの交際費・会場費、内定者の交通費などが含まれます。採用プロセスを効率化し内部コストを抑える方法としては、ATS（応募者管理システム）の導入が一例として考えられます。これにより、応募者のデータ管理、面接スケジュールの調整、コミュニケーションの追跡を自動化でき、手作業による時間とコストを削減可能です。

採用広報を強化して露出を増やす

適切な採用広報戦略を展開し、採用広報を強化して、露出を増やすことで、優秀な候補者を効率的に引き付け、採用活動の費用対効果を高めることが可能です。採用広報を強化し露出を増やすのは、企業のブランド認知の向上、候補者の質の向上、採用プロセスの効率化のためでもあります。企業のブランド認知が向上すれば、候補者の関心や興味を引きやすくなり、応募者数の増えることが期待できます。効果的な採用広報を通して企業の魅力や価値観を情報発信することで、自社のニーズに合った質の高い優秀な候補者を引き付けることが可能です。また自社のニーズ適合した応募者が増えれば、採用プロセスが迅速に進行するようになり、採用プロセスが効率化されます。

雇用関係の助成金を活用する

雇用関係の助成金は、企業が新たな人材を採用する際の経済的な負担を軽減し、採用活動を促進するために、国や地方自治体から提供される資金です。助成金を受給することで、採用にかかる費用の一部を補填でき、企業の財務負担が軽減され、新たな人材を積極的に採用しやすくなり、雇用機会が増えて企業が活性化されます。具体的な助成金の例としては、例えば特定求職者雇用開発助成金は、学校を卒業して3年以内の既卒者や中退者が応募できる新卒枠の求人募集を行って採用し、一定期間定着させると、1人あたり35〜50万円の助成金を受給できます。助成金は50種類以上とさまざまな種類があり、自社の雇用ニーズに合ったものを選ぶことが大切です。また助成金は予算が限られていることが多いため、申請期限内でも募集が締め切られることがあります。

まとめ

採用にいくらの予算を割り当てるかは、業種、企業の規模、地域などによって異なりますが、いくつかの機関がおおよその金額を示しています。例えば、リクルート就職みらい研究所の調査によると、新卒採用では1人あたり90万～95万円程度、中途採用では1人あたり100万円を超えているとされています。同様に同社の調査によると、2023年度における人材獲得コスト（採用にかかる費用）が企業の売上高に占める割合は平均で2.28％でした。採用に費用をかけるほど有利に採用活動を展開できますが、全体予算が限られている中では、採用に費やすコストの最適化が重要です。