文章作成時に気を付ける事

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2020.10.14 Webディレクション

文章作成時に気を付ける事

はじめに

こんにちはディレクターのTです。

今回は様々なビジネスシーンで使われる文章のやりとりに関して、「気を付ける事」を題材としてまとめていきたいと思います。

文章と一概に言っても「ブログ」「チャット」「メール」「小説」等、それぞれに適した文章構成がありますが、

今回は「第一回 文章勉強講座!」という事でざっくりと基本的な内容のみ記載していきたいと思います。

 

1.構成

文章の長さや、丁寧さ、言い回し等、様々な要因が影響してテキストから伝わる印象を構築していますが、

構成がバラバラになると全て台無しになってしまう程…文章を支える土台といっても過言ではないでしょう。

 

☆ざっくり基本!

課題・結論(タイトル) → 対策 → 理由

例1:今回のプロジェクトは○○を導入する事により、○○売り上げがアップすると考えます。その理由は・・

例2:「弊社の問題はここにあると考えます」→「これを改善する為の施策はこれです」→「その理由は・・」等

この見出しがあるだけで、この人はこの話をするんだなと念頭に置いて聞けるので理解し易いですね。

これは文章だけでなく、言語コミュニケーション時にも意識すべきだと言われています。

 

2.文章量

業務の内容を伝える等、事務的なテキストコミュニケーション時には、文章量は少なく簡潔に、短く伝える事がベストでしょう。

しかし、重要度の低いやりとりでは敢えて長くしたり、崩してみたりする事も「ざっくり文章力」として区分すると必要になってくると思います。

気持ちが伝わったり、親身になってくれていると感じたり……ビジネスのシーンではあまり必要ないかもしれませんね。笑

また、このテクニックは文章を短く出来る人が敢えて長くする事で意味を成します。まずは短く簡潔にまとめる事に注力すべきでしょう。頑張ります。

 

メモ!:意味合いや伝えたいニュアンスが変わらなければ極力短くする(抽象的になり過ぎないように注意)

メモ!:それでも長くなる場合は見出しを付けてブロックに分ける

 

3.記号

ビジネスシーンでよく見る「・」等の記号、使い方を間違えると分かり辛くなりますね。

 

メモ!:優先順序がない場合「1.2.3」不要

メモ!:「・」は並列の情報に使う

メモ!:「→」 は内容が繋がる場合にのみ使用

 

4.字表記

平仮名と漢字を使い分ける事によって読み易くなる場合があります。

「敢えて平仮名」等、検索すれば記事がたくさん出てくるので鵜呑みにし過ぎず意識していきたいですね。

 

さいごに

例として、下記を修正してみました。

 

★長い文章
○月中にご提供頂ける旨お伺いしておりました資料が未受信だった為、 メールの不具合の可能性も視野に入れご連絡いたしました。 送付済みでしたら申し訳ございません。
今一度ご確認頂ければ幸いでございます。
また、構成案のご指摘やデザインのご指摘を頂く際に役立つXDデータをご用意させて頂きましたのでお役に立てれば幸いでございます。
以下URLへアクセス頂ければ進捗中の各ページの上にピンを打ち、そのピンに対してコメントを入力出来るようになります。(コメントの打ち方は添付の画像をご参照くださいませ。)
一つのコミュニケーションツールとしてご用意させて頂きましたので、貴社で進捗し易い方法でご返信頂ければと存じます。

★修正
○日にお送りしたメールはご覧になりましたでしょうか。
XDデータをご用意させて頂きましたので、デザインのFB時にご利用ください。
ご不明な点等ございましたらお気軽にご連絡ください。

 

文章作成時には上記の事をしっかり意識し、文章力を向上していきたいと思います。

 

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