ビジネスマンの連絡手段は電話?メール?比較してみた

ブログ

2018.06.15 その他

ビジネスマンの連絡手段は電話?メール?比較してみた

こんにちは。最近辛いお菓子が大好きな山本です。
コンビニで売られている唐辛子のお菓子、ご存知ですか?最近毎日つまんでしまうのですがとんでもなく辛いので、お尻が痛いです。

そろそろ新しく社会に出た新卒ビジネスマンが研修を終え、営業回りや顧客との打ち合わせに同席し始める頃でしょうか。
ビジネスマナーなどを身に着け、緊張しながら顧客とやり取りを重ねていくことになるのだろうと思いますが、ここで疑問がひとつ。

「お客様とのやり取りって、電話がメイン?メールがメイン??」

自分も未だに悩んでしまうこの疑問、それぞれの連絡手段について比較をしてみたので、ぜひ参考にしてみてください。

 

電話

メリット

電話による連絡のメリットはざっくりこちら。

 

コミュニケーションがとりやすい

コミュニケーションに関して、ただの文章のやり取りと声でのやり取りでは、圧倒的に後者に軍配が上がります。
その差は、感情の読み取りやすさ。
文章だけだと要件を伝えることこそできても、細かい感情まで伝えることが難しいためです。
声のトーンや抑揚、話し方などから自分の気持ちや相手の考えを理解できる点は、電話の大きなメリットでしょう。

 

伝えたいことがすぐに伝えられる

メールなどで文章を作成するよりも、口で話したほうが短時間で伝えたいことを伝えることができます。

「○○をお願いできますか?」
「承知いたしました、確認いたします」

のように、その場でコンセンサス(意見の同意)も得やすい点はスピーディなやり取りで欠かせません。

 

デメリット

逆に電話のデメリットはこちら。主に受け取り手がデメリットを多く抱えています。

 

対応を強制されてしまう

なにか作業をしている際に電話が来ると、その作業を中断して電話に対応しなければいけなくなります。
キリの悪いところで電話が来ると「なんで今なんだー!」となってしまうことも。

 

メモが面倒

電話口に言われた内容をメモする作業、意外と面倒です。
紙を用意して方で電話を抑えながら紙を取り出しペンを持ち。話すスピードが早ければメモも追いつかず。
かと言ってメモ取りに集中してしまうと返答がおざなりになってしまうことも……。

 

いなかったら話ができない

電話したい相手が常に会社にいるとは限りません。
外出している可能性や、社内で打ち合わせに出ている可能性があります。

その際は折返しの依頼や再度電話する手間が発生してしまいます。

 

メール

メリット

代わりましてメールのメリットはこちら。

 

伝えたい内容を正確に伝えることができる

会話だと相手の滑舌や周りの環境音によっては大事な部分を聞き逃した、なんてことがありえますが、メールではそんな事故は起こりません。
また、メールはデータとして記録が残るため、言った言わないの水掛け論が発生しないので、なにかあった際に安心できます。

 

複数の方への共有がしやすい

CCを有効活用することで、1通のメールを複数人へ共有しやすい点はメールならではのメリット。
上長への確認なんかもすばやく対応できて大変楽です。

 

デメリット

もちろんメールにもデメリットはあります。こちら。

 

文章作成が手間

メールでのやり取りでは崩し言葉や若者言葉を避け、ビジネス用語を用いた少しお固めな文章を作る必要があります。
また、相手に伝わりやすいよう書き方を意識したり、簡潔に内容をまとめたりと、慣れるまでは頭を使うのでメール作成に時間がかかってしまいます。

電話に比べるとスピード感のあるやり取りはなかなか難しそうです。

 

コミュニケーションが難しい

どうしても文章では機械的な受け答えが多くなってしまうため、相手が今どんなことを思っているのか、何を考えているのかが見えにくくなってしまいます。
結果、顧客とのやり取りがスムーズにいかなくなり、最悪の場合は両者の関係に亀裂が入ってしまうことも。

 

まとめ

時間の短縮とコミュニケーションの電話、間違いのないメール。
どちらが重要と言われれば、どちらも重要ではありますよね。

相手によって使い方を変える、が一番理想的ではありそうですが、そんな器用なこともなかなかできません。

自分の中での結論は、電話:メール=4:6の割合です。
職業柄、お客様への確認事項が多いので、メールに確認してもらいたい内容を記載して送信。
急ぎのときは送信後に電話で確認してくださいーと伝えることで、メールの確実性と電話のスピード感を両立させています。

もちろん電話が苦手なお客様やメールが好きでないお客様もいらっしゃいますので、そこは柔軟に対応するしかありません。

まずは上記のような割合で一度連絡手段を試して、自分のやりやすい割合で仕事に取り掛かってみてください。

CONTACT
お問い合せ・お見積りはこちらから
  • 03-6279-3013 お問い合わせは 月~金 10:00~19:00

  • メールでのお問い合せはこちら