採用サイト制作におけるRFPの書き方を解説！

採用サイト制作に取りかかる際、避けられないのがRFP（提案依頼書）の作成です。この記事では、RFPの意味やRFPを作成するうえで必要な構成の作り方や押さえておくべきポイントを解説していきます。

RFPとはコンテンツ制作を外部企業へ委託する際の目的や要求を記した書類です。ホームページ制作やシステム開発などのジャンルで用いるケースが多く、口頭では説明が難しい知識や考え方をスムーズに伝達するにあたってRFPは必要不可欠なものです。

RFPを作成するには相応のコストや手間が掛かります。個人の考え方にもよりますが、一から説明する労力を掛けたくないのは当然のことです。しかし、最初にRFPを作成して共有することは受注者、委託先ともに様々なメリットがあります。

RFPを提供することで、受注者のニーズに沿った提案を引き出しやすくなります。RFPによって委託先と情報を共有できれば、同じ視点からコンテンツ制作を進められるようになります。RFPは要求を満たせる制作会社を判別する意味もあるので、提案の質の底上げにもつながります。

複数社でのコンペによって発注先を選ぶ際、各社にRFPを提供することで候補の選定が行いやすくなります。説明内容にバラつきが出るリスクも防げるので、前提条件を揃えた状態で提案を受けられるメリットがあります。

受注先に対して共有するべき情報は、予めRFPに記載しておくことで、認識の違いによるトラブルを未然に防止できます。口頭伝達では正しい情報が伝わらないケースがありますが、必要事項をRFPに記載、共有することで、プロジェクトをスムーズに進めやすくなります。

RFPは委託先だけではなく、依頼者側の情報伝達もスムーズにできるメリットがあります。同じ企業内でも部署ごとに考え方や解釈が異なるケースは多く、口頭伝達だと情報伝達の精度やスピードにも問題があります。RFPを作成して社内に共有することで、足並みを揃えやすくなります。

RFPに記載するべき知識や要望などは場合によって異なります。しかし、内容を明確化しやすい文章構成の組み方は存在します。ここでは比較的幅広く使える書き方を紹介します。

RFPを作成する上で、まず何を目的としたプロジェクトなのか、どういった流れで制作を進めたいのか、といった解説は最初に記載しておきましょう。想定しているコストや獲得したい収益効果によっても仕事の進め方や必要な人手は異なってきます。

コストやスケジュールなどに関する情報を記載した後は、具体的な仕様に関する話や、委託先に要求する提案内容などを明確に記すと話の流れが分かりやすくなります。そして、依頼する業務領域の広さを指定しておくことが特に重要です。

RFPを作成する上で、受注者自身が明確なプランを持っていなかったり、委託先の知識に頼りたい場合などは言葉を濁さずに伝達したりすることで具体的な提案を受けやすくなります。
[show_next]2.RFP作成で押さえておくべき4つのポイント[/show_next]

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