導入

2020年は様々な方面でオンライン化の必要性がうたわれました。背景には新型コロナウイルスの感染拡大防止といった理由がありますが、元々こうしたオンライン化の流れは「働き方改革」によって数年前から進められてきました。さて、そうしたオンライン化の波ですが、職場の業務に関することだけに限らず採用フローのプロセスにも押し寄せています。例えば、学生によるインターンシップなどもオンライン化の対象となっているのです。しかし、中にはインターンのオンライン化に苦戦している企業や、実際にどうすべきか把握しきれていない方も少なくないでしょう。そこで今回は、オンラインでインターンを開催する際に気をつけておきたいポイントをご説明します。

オンラインインターンとは

オンラインインターンは、従来は対面での実施が普通だったインターンをZoomやGoogleMeetなどのビデオ会議システム・動画配信ツールを活用するなどして、オンラインで行うことです。コロナ禍以前からも、先進的な企業ではこうした取り組みは行われていました。しかしながら、インターンまでもオンラインで行われた例はまだ少ないようです。企業の中では、職場の空気や仕事の感覚をオンラインだけで把握することについて、やはり懸念点があるのかもしれません。ですが、今後の採用活動においてさらなるIT化が進んでいくことは明白です。そのため、オンラインインターンを実施できる体制を整えておくに越したことはないでしょう。

オンラインインターンを開催する際の注意点

では、実際にオンラインインターンを開催する際には、どのような点に注意するべきなのでしょうか。一つずつ確認してみましょう。

情報セキュリティーに配慮する

まず注意しておきたい点が、情報セキュリティーに関することです。社内の機密情報や顧客情報などと同様に、インターンの方々の情報も大切な個人情報です。特に採用においては、名前や住所、電話番号だけでなくマイナンバーなども必要になります。使うツールにもよりますが、そうした情報と紐づいたツール・システムを活用する場合には細心の注意を払わなければなりません。

もちろん、インターンの参加者が知り得た社内情報を流出させないよう、情報の取り扱いに関する誓約書にサインしてもらうなど、入念な対策を取る必要があるでしょう。

社内での情報共有を行う

また、オンラインインターンの関連情報をあらかじめ社内でシェアしておくことも大切です。インターン実施のスムーズな進行のためにも必要ですし、何かトラブルがあったときの問題解決のためにも重要になります。管理担当者やメンターとなる社員とは必要事項を充分に話し合って確認しましょう。あるいは、チャットツールを活用して、密にコミュニケーションを取るのも良いかもしれません。

研修資料を作り込む

さらに、スムーズな進行のためには、事前にしっかりと研修資料を作り込んでおくことも大切です。良く練られた内容の資料は研修の効果を高めますし、参加者が後からインターン体験を振り返ってしっかりと記憶に残るようにするためにも重要でしょう。入念に作り込まれた資料を提供されることで、参加者は「きちんと向き合ってくれている」と好印象を受け、より積極的に志望するかもしれません。研修資料もオンライン用に最適化すると良いでしょう。

インターン後のコミュニケーションを欠かさない

最後はインターン終了後のコミュニケーションについてです。企業がインターン参加者に入社を義務付けることはできません。しかし、インターンを通じて優秀だとわかった参加者には、できるだけ自社に入社して欲しいと思うでしょう。そのために重要となってくるのが、インターン終了後のコミュニケーションです。誰にでも当てはまるような一般的な話や定型のあいさつではなく、インターン参加者一人ひとりに向けて、お互いの顔が思い出せるような具体的な会話をすることが参加者を惹きつけるポイントです。
[show_next]2.オンラインインターンを開催している企業例[/show_next]